端末は職員数だけで決めません。請求業務と支援記録が重なる時間、送迎確認、会議、教材提示など、同時に行う業務から必要台数を決めます。共有端末には利用者情報を残しっぱなしにしない運用が必要です。
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業務別に必要台数を決める
| 用途 | 向く端末 | 重視する点 |
|---|---|---|
| 請求・行政書類 | 据置またはノートPC | 安定性、画面、印刷、バックアップ |
| 支援記録・会議 | ノートPC | 同時利用、持運び、入力しやすさ |
| 送迎・点呼 | タブレット | 通信、電池、ケース、紛失対策 |
| 教材・写真 | タブレット | 画面、音量、利用制限、データ管理 |
利用している請求ソフトや記録システムの対応OS、ブラウザー、必要性能を先に確認します。あとから周辺機器がつながらない、アプリが使えないという失敗を防げます。
購入前にそろえる条件
- OSのサポート期間と業務ソフトの対応状況
- メモリ、保存容量、画面サイズ、端子
- Wi-Fi・有線LAN、プリンターとの接続
- バッテリー、持運び、落下防止ケース
- 保証、初期不良、修理中の代替端末
中古PCは価格だけでなく保証と状態を見る
中古PCは初期費用を抑えやすい一方、発売時期、バッテリー、外観、保証、OSの状態に差があります。業務ソフトの必要条件を満たし、故障時に業務が止まらない台数とバックアップを確保できるかで判断します。
端末とアカウントを一緒に管理する
- 管理台帳を作る端末名、利用者、保管場所、購入日、保証を記録します。
- 権限を分ける管理者と一般職員のアカウントを分けます。
- 保存場所を決める端末内に個人情報を残さず、承認した保存先を使います。
- 廃棄まで決める初期化だけでなく、データ消去と廃棄記録を残します。
タブレットを子どもが使う場合は、アプリ追加や外部サイト、写真・位置情報、課金を制限します。職員用端末と教材用端末は、用途と保存する情報を分けると管理しやすくなります。