支援計画、契約書、教材、会議資料など、放デイでは想像以上に印刷とスキャンが発生します。月間枚数と必要機能を先に数え、購入・リース・定額レンタルを同じ条件で比べましょう。
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必要機能を整理する
| 確認項目 | 判断の目安 |
|---|---|
| 月間印刷枚数 | 白黒・カラーを分け、繁忙月も数える |
| 用紙 | A4中心か、A3教材・掲示物が必要か |
| 読取 | 両面スキャン、連続原稿、保存先の設定 |
| FAX | 紙FAX、インターネットFAX、複合機のいずれにするか |
| 速度・台数 | 朝夕に印刷が集中するか、停止時の予備機が必要か |
教材をカラーで大量印刷する施設と、記録をほぼ電子化した施設では最適な契約が異なります。直近1〜3か月の想定業務を一覧にし、1日あたりの枚数から月間枚数を出します。
購入・リース・定額レンタルを総費用で比べる
比較表には、本体や月額だけでなく、トナー・インク、カウンター料金、送料、保守、修理、更新、中途解約、撤去費を入れます。契約期間が異なる場合は、3年または5年など同じ期間の総額へそろえます。
- 購入：所有できる一方、故障や消耗品を自分で管理する
- リース：高機能機を導入しやすいが、契約期間と中途解約条件を確認する
- 定額レンタル：月額を把握しやすいが、対象機能、枚数条件、保守範囲を確認する
個人情報と故障時の対応
複合機には、支援記録や契約書の画像データ、送信履歴が残る場合があります。管理者パスワード、アドレス帳、保存データの削除、廃棄・返却時のデータ消去を確認します。職員ごとの利用権限や、スキャン先の共有フォルダーも整理します。
故障時に何時間で連絡がつくか、代替機があるか、訪問修理の対象地域かも重要です。計画書の提出前などに停止すると業務が滞るため、小型の予備プリンターを残す方法もあります。
見積時に質問すること
- 月額に含まれる範囲インク・トナー、配送、部品、訪問修理を確認します。
- 最低利用期間と解約移転、閉所、機種変更時の費用も確認します。
- 印刷条件上限、極端な大量印刷、用紙サイズによる条件を確認します。
- 設置とネットワーク設定搬入、初期設定、職員端末への設定支援を確認します。
最終的には「毎月いくら」だけでなく、必要な機能が止まらず使えるか、個人情報を安全に扱えるかで選びましょう。