学校、相談支援、医療機関、行政などとの連絡では、電話やFAXが必要になる場面があります。まず1か月の送受信件数、A3の有無、カラー印刷、外出先での確認、紙原本の保管要否を記録し、紙機器とインターネットFAXを比較します。
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紙FAX・複合機・インターネットFAXを比較する
| 方式 | 向く運用 | 確認する点 |
|---|---|---|
| 単体FAX | 送受信が少なく、紙中心 | 用紙、インク、保守、置き場所 |
| FAX付き複合機 | 印刷・コピー・スキャンも多い | 月間枚数、A3、保守、契約期間 |
| インターネットFAX | PCで確認・共有したい | 既存番号、保存先、権限、障害時対応 |
受信した文書が複合機のトレーへ出たままになる運用は避けます。紙なら受取担当と鍵付き保管、電子なら閲覧権限と保存期限を決めます。送信前の宛先確認、短縮番号の更新、送信結果の確認も手順化します。
誤送信と個人情報を守る
- 送信前に番号と宛名を二人で確認する場面を決める
- 受信トレーを利用者・来訪者から見えない位置にする
- 誤送信時の報告先と初動を職員へ共有する
- 電子データの保存先、閲覧者、削除時期を決める
- 廃棄する紙は機密文書として処理する
代表電話・送迎用・FAXの番号を分ける
代表電話へ送迎連絡が集中すると、来客対応や支援中の連絡が止まりやすくなります。代表番号、送迎車、管理者、FAXの役割を分け、営業時間外、転送、留守番電話、録音の扱いを決めます。固定回線が止まったときは法人携帯で発着信できるよう、緊急連絡先を紙でも保管します。
見積条件をそろえる
- 現在と予定の送受信量月間枚数、A3、カラー、同時利用を整理します。
- 番号と回線新規取得か番号引継ぎか、工事日を確認します。
- 管理方法紙保管、メール通知、アクセス権、バックアップを決めます。
- 総費用本体、通信、保守、消耗品、解約、廃棄まで比べます。